Come collaborare con gli esperti di contenuto (SME) anche se hanno poco tempo

L’esperto di contenuto (Subject Matter Expert) gioca un ruolo fondamentale nella realizzazione di un corso di formazione ma, generalmente, il tempo che può dedicarci è molto limitato. Dobbiamo inoltre considerare che, molto spesso, pur conoscendo bene la materia da trattare, lo SME non è a suo agio con le tecniche di creazione di contenuti formativi. La collaborazione, dunque, non è sempre semplice. Nell’articolo che segue prenderemo in considerazione alcuni aspetti di cui tenere conto per costruire una solida e proficua collaborazione con lo SME.

Un aspetto positivo da tenere in considerazione è che, anche se non tutti si occupano o si sono occupati di formazione, alla maggior parte delle persone piace insegnare e trasmettere le proprie conoscenze. Lo SME non fa eccezione. Dunque, partendo da questo presupposto, la collaborazione con la struttura della formazione è qualcosa che lo può gratificare, anche se la sua attività principale è un’altra. I problemi, però, potrebbero nascere da una sua diversa visione rispetto a contenuti, processo di progettazione e metodologia.

Per comprendere quale può essere il giusto approccio da adottare per una proficua collaborazione con lo SME, cominciamo a esaminare i principali ostacoli che possiamo incontrare:

• non ha abbastanza tempo da dedicarci poiché svolge un’attività che riempie la sua giornata e, quindi, è difficile trovare gli spazi in agenda anche per una semplice riunione di allineamento
• non è abbastanza motivato e considera l’attività formativa come qualcosa che può sottrarre tempo al suo lavoro
• conosce tutti i dettagli della sua attività e, di conseguenza, vorrebbe scrivere un’enciclopedia poiché, dal suo punto di vista, tutto è importante
• vuole riutilizzare i suoi materiali per risparmiare tempo e difficilmente accetta l’idea di doverne preparare di nuovi
• ha un approccio molto strutturato e fa fatica ad accettare metodologie che non siano in linea con la sua organizzazione mentale dei contenuti
• teme che il suo lavoro possa essere sminuito da attività divertenti, interazioni, gamification e tutto quello che non è strettamente connesso alla materia trattata

Ora che abbiamo un quadro dei possibili ostacoli, vediamo cosa possiamo fare per evitare che l’impatto negativo di questi fattori possa compromettere l’efficacia del percorso formativo.

L’INGAGGIO DELLO SME è sicuramente l’aspetto più importante. Dobbiamo fare in modo che il suo contributo venga formalizzato e riconosciuto. Il tempo dedicato alla formazione non deve essere un regalo o una “gentile concessione” ma deve rientrare tra i compiti da svolgere nell’ambito del suo ruolo.

Per riuscire ad ottenere un reale coinvolgimento, suggeriamo i seguenti passaggi:

• Contattare prima il Responsabile dello SME per sottolineare l’importanza che progetto formativo ricopre a livello aziendale, i benefici che ne derivano ed eventuali vantaggi che la sua struttura può trarne (es. miglioramento del servizio, diminuzione dei reclami, aumento delle vendite). Illustriamo le linee guida del progetto, le ragioni per cui è necessario il loro contributo e il tipo di output che ci aspettiamo. Una volta “salito a bordo”, il Responsabile avrà preso una sorta di impegno nei nostri confronti e questo ci faciliterà l’ingaggio dello SME.
• Contattare lo SME per un colloquio preliminare. Per prima cosa, valorizziamo la sua esperienza e l’importanza del contributo che può darci. L’obiettivo dell’incontro preliminare è quello di ingaggiare e motivare lo SME. Illustriamo principalmente il valore strategico e le linee guida del progetto. Fornire troppi dettagli già al primo approccio potrebbe destabilizzalo o spaventarlo. Ricordiamoci che, molto probabilmente, ha già pianificato il suo tempo e questa “sorpresa” deve essere ancora metabolizzata.
• Ascoltare attentamente ciò che ha da dirci in merito al suo lavoro, alla sua esperienza e ai successi ottenuti. Poniamo domande che mettano in luce questi aspetti, facciamolo sentire già parte del progetto e sottolineiamo, ancora una volta, l’importanza del suo ruolo. Cerchiamo di capire quali resistenze possono esserci, per prepararci a gestirle. Come abbiamo già detto, per evitare di spaventarlo, in questa fase evitiamo di illustrare i dettagli del progetto formativo. Questi saranno oggetto di uno specifico incontro che concorderemo senza lasciar passare troppo tempo.

L’AVVIO DEL PROGETTO gioca un ruolo fondamentale poiché è il momento in cui stabilire “chi fa che cosa”, condividere tempi e milestones e affrontare i problemi che potrebbero emergere.

• Illustrare l’importanza della collaborazione tra i diversi ruoli per far comprendere che il contenuto fornito dallo SME è un “semilavorato” che può essere migliorato attraverso l’applicazione di metodologie didattiche che lo rendano ingaggiante.
• Mostrare dei corsi online ben riusciti per rendere bene l’idea del risultato atteso e spiegare quali sono gli accorgimenti che consentono di trasformare un contenuto testuale in un contenuto multimediale interattivo e dinamico. In questo modo, lo SME imposterà il suo lavoro cercando di seguire le logiche della formazione online.
• Condividere le linee guida del processo di progettazione e creazione del materiale. Facciamo in modo che lo SME abbia le idee sufficientemente chiare sulle lavorazioni successive alla sua. Non stiamo dicendo che dovrà produrre lo storyboard ma, avendo la consapevolezza dell’intero processo di lavoro, molto probabilmente produrrà materiali più compatibili.
• Condividere il piano di lavoro, itermini della collaborazione e le scadenze per la consegna e revisione dei contenuti. Queste scadenze saranno parte del documento di progetto approvato dalle strutture aziendali e, quindi, tutti gli attori si sentiranno impegnati a rispettare il piano.

LA FASE DI CREAZIONE DEI CONTENUTI è molto delicata poiché risulta determinante ai fini della buona riuscita del progetto. Per quanto riguarda la relazione con lo SME, i principali aspetti da tenere in considerazione sono:

• Cercare di ottenere contenuti sintetici. Uno degli atteggiamenti più ricorrenti dello SME è quello di voler dire tutto e di perdersi nei dettagli. Se non riusciamo ad ottenere contenuti sintetici, facciamo in modo che i dettagli confluiscano in documenti a parte, sotto la veste di approfondimenti che l’utente potrà visionare a sua discrezione.
• Fare check intermedi. Per verificare che il lavoro sia in linea con le aspettative, è opportuno incontrare lo SME subito dopo la stesura del primo blocco di contenuti. A fronte si uno stato dei lavori troppo avanzato, potrebbe poi diventare difficile o imbarazzante riprendere in mano l’intero pacchetto.
• Organizzare riunioni intermedie con lo SME ed il Gruppo di Lavoro per allineare tutti sui progressi, raccogliere suggerimenti e validare i contenuti. In questo modo eviteremo spiacevoli malintesi o inutili perdite di tempo.

DOPO LA STESURA DEI CONTENUTI e le ultime revisioni, il lavoro dello SME sarà terminato. Tuttavia, è importante che continui a sentirsi parte del progetto anche nella fase di erogazione:

• Continuare a informare lo SME di quello che accade in fase di fruizione del corso da parte degli utenti.
• Ringraziare “ufficialmente” lo SME (o la sua struttura) ogni volta che il corso viene menzionato nelle comunicazioni aziendali formali o informali.
• Condividere il risultato finale e i feed-back ricevuti, affinché lo SME possa sentirsi gratificato per il lavoro svolto e abbia piacere, anche in futuro, di lavorare con noi.

Con questi accorgimenti, l’esperto di contenuto sentirà di essere parte della squadra ed avrà una migliore percezione dell’importanza del suo ruolo per il raggiungimento degli obiettivi formativi e aziendali. Questo dovrebbe spingerlo a dare il meglio!