Come creare percorsi di onboarding efficaci e coinvolgenti

Il processo di onboarding è l’occasione per coinvolgere, motivare e dare un’ottima impressione dell’azienda ai neo assunti. Inoltre, è importante fare in modo che i nuovi entrati si sentano a loro agio e diventino produttivi nel più breve tempo possibile. Nell’articolo che segue, illustreremo le logiche che devono guidare la progettazione di un percorso formativo di onboarding e condivideremo alcune idee per renderlo efficace e coinvolgente.

Cominciamo col dire che progettare un percorso formativo per un neo assunto è tutt’altro che semplice poiché, come possiamo immaginare, si tratta di fornire una serie molto ampia di conoscenze e competenze che toccano diversi aspetti:

• Cultura e mission aziendale
• Aspetti contrattuali
• Aspetti legati al ruolo ricoperto
• Procedure interne gestionali
• Procedure di lavoro
• Conoscenza sulle normative obbligatorie

Naturalmente, non possiamo aspettarci che tutte queste attività formative possano essere svolte in tempi brevi e, di conseguenza, sarà necessario programmarle in ordine di priorità. Quello che conta, in ogni caso, è fare in modo che il neo assunto non si senta mai abbandonato a sé stesso.

Le modalità con cui erogare il percorso formativo di onboarding, naturalmente, dipendono da diversi fattori. Ad esempio, in presenza di un numero molto limitato di neo assunti non sarà possibile ipotizzare un percorso di formazione d’aula. Oppure, se la distribuzione geografica dei nuovi entrati è molto ampia, qualora volessimo effettuare una formazione d’aula, dovremo considerare i costi di trasferta.

Per queste ragioni, ci soffermeremo soltanto sui contenuti e non sulle modalità.

Il Kit di benvenuto è qualcosa che può assolvere a diverse funzioni e può essere fornito ai neo assunti in qualsiasi contesto. Che si tratti di un kit cartaceo o di risorse online, è il primo step di orientamento per chi entra in una azienda. Esso dovrà contenere una serie di informazioni, più o meno dettagliate, e dovrà fornire delle risposte alle esigenze più frequenti che possono incontrare i neo assunti.

Di solito, è necessario includere informazioni di contatto, un organigramma aziendale e una presentazione dei tool che il dipendente avrà a disposizione. In breve, tutto ciò che può servire ad orientare il nuovo dipendente.

La conoscenza della Cultura aziendale è sicuramente uno degli aspetti più importanti poiché fornisce una guida di riferimento per tutte le situazioni che le persone possono trovarsi ad affrontare. In questo contesto possiamo inserire tutte le informazioni che riguardano la mission o i valori aziendali di riferimento. Molto spesso, parte di queste informazioni è già disponibile nel sito o portale aziendale.

Conoscere la storia dell’azienda per la quale si lavora significa apprezzarne il valore ed essere orgogliosi di farne parte.

Se l’azienda utilizza social network o tecnologie di e-collaboration, sarà importante illustrarne l’utilità ed incoraggiare il neo assunto ad utilizzare questi strumenti.

Il kit di benvenuto dovrebbe contenere alcuni regali o gadget che, anche se privi di alcun valore economico, possano contribuire a creare spirito di appartenenza.

Date il benvenuto ai vostri nuovi membri inviando loro un kit con alcuni oggetti che potrebbero apprezzare. Potrebbe trattarsi di una tazza con il logo dell’azienda, di materiale per ufficio che tornerà utile il primo giorno o di biglietti da visita, per dimostrare che i neo assunti sono già entrati a far parte del team. Potete anche scrivere una lettera per dare loro il benvenuto nella famiglia aziendale. Questo piccolo segno di apprezzamento contribuirà a farli sentire accettati e ad alleviare le loro ansie.

Il contratto di lavoro è alla base di tutti i rapporti che intercorrono tra dipendente e azienda e, quindi, oltre a fornirne una copia al neo assunto, è opportuno valorizzarne il contenuto, affinché il lavoratore abbia chiaro l’insieme dei diritti e dei doveri derivanti dall’ingresso in azienda.

L’identificazione di un tutor, che dovrà essere il primo riferimento per il neo assunto, è uno step imprescindibile per fare in modo che la persona non si senta mai trascurata e superi il disagio che può incontrare nel chiedere aiuto al proprio manager o ai colleghi.

Naturalmente, il tutor dovrà essere adeguatamente informato e responsabilizzato in merito al ruolo che dovrà svolgere e agli obiettivi del tutoring.

È importante che al neo assunto venga fornito anche il programma formativo che dovrà svolgere per insediarsi e diventare autonomo nella nuova attività. Occorre anche essere chiari su ciò l’azienda si aspetta dal nuovo membro del team in termini di prestazioni e obiettivi specifici.

Il programma formativo dovrebbe prevedere una conoscenza di massima delle strutture aziendali, della loro funzione e dei relativi processi di lavoro. Naturalmente, è altrettanto importante che vengano illustrati i prodotti e servizi dell’azienda. Solo in questo modo il neo assunto potrà orientarsi e comprendere meglio la sua collocazione all’interno dell’azienda.

La preparazione della postazione di lavoro viene spesso sottovalutata ma non c’è niente di più frustrante, per un neo assunto, che trovarsi senza gli strumenti per poter essere immediatamente operativo.

La raccolta dei feedback derivanti dall’esperienza del nuovo entrato è estremamente importante; sia per rimuovere eventuali ostacoli o difficoltà che la persona può aver incontrato, sia per migliorare il processo di onboarding per le successive assunzioni. A tal fine, è importante fornire al neo assunto il contatto di una risorsa HR che raccolga i feedback.

Dobbiamo considerare che l’inserimento di un nuovo dipendente richiede un periodo di tempo che varia in relazione al ruolo e all’attività svolta. Può trattarsi di poche settimane o di periodi molto più lunghi. Proprio per questa ragione, occorre non dimenticarsi del neo assunto fino a quando non avrà raggiunto la sua reale autonomia.