Come progettare un programma formativo per migliorare i KPI aziendali

Come sappiamo, il motivo ultimo per cui si forma il personale è quello di migliorare le prestazioni e, conseguentemente, influire positivamente sui KPI aziendali. Dunque, per poter ottenere i risultati attesi, la progettazione dei programmi formativi deve essere in linea con le strategie e gli obiettivi aziendali.

Percorsi formativi costruiti in modo superficiale portano, molto spesso, all’effetto opposto di far sprecare tempo e denaro.

In un mondo che si sta evolvendo con una rapidità senza precedenti, le strategie della Formazione dovrebbe sempre partire da un’attenta analisi dei bisogni ed obiettivi aziendali. È vero che molte competenze hanno una maggiore longevità rispetto ad altre (ci riferiamo, ad esempio, alle soft skills) ma, se vogliamo che i nostri percorsi formativi siano realmente utili, efficaci e al passo coi tempi, non possiamo fare a meno di rivedere continuamente il nostro approccio alla formazione per tenerlo costantemente in linea con il core business aziendale.

Chi si occupa di formazione è particolarmente attento alle novità che riguardano il formato e modalità di erogazione ma, molto spesso, non dedica abbastanza tempo nel misurare i risultati ottenuti in termini di miglioramento delle competenze e prestazioni. La misurazione dell’efficacia viene spesso sostituita dalla misurazione del gradimento.

Dunque, cosa possiamo fare per sviluppare programmi formativi che tengano conto dei reali bisogni aziendali e favoriscano lo sviluppo delle relative competenze? Ecco otto accorgimenti che possono aiutarci a migliorare realmente le performance attraverso la formazione.

1. Evitare l’approccio top-down

Molto spesso, la progettazione viene affidata agli esperti di contenuto o, comunque, a persone distanti dalla realtà operativa. Questo, naturalmente, può comportare la creazione di piani formativi poco coerenti con il contesto e gli obiettivi aziendali. Abbiamo già visto in altri articoli quanto, in fase di analisi preliminare del progetto formativo, possa essere utile, forse indispensabile, coinvolgere tutti gli attori interessati attraverso interviste, sondaggi o focus group.

2. Strutturare gli obiettivi didattici in modo funzionale

L’analisi degli obiettivi didattici, molto spesso trascurata, è invece fondamentale. Questa analisi, tra le altre cose, ci fornisce una solida base di progettazione per tutti i contenuti del percorso formativo. È abbastanza evidente come ogni obiettivo didattico debba, in qualche modo, essere funzionale al raggiungimento di un obiettivo aziendale.

3. Stabilire i criteri di misurazione dell’efficacia formativa

Come possiamo dire che un obiettivo è stato raggiunto se non siamo in grado di misurarlo? In sede di progettazione, dunque, occorre valutare anche i criteri di misurazione. Solo in questo modo potremo sapere se il corso ha contribuito al raggiungimento dei risultati attesi. Dunque, cerchiamo di utilizzare misurazioni che siano concrete ed oggettive. Ad esempio, il numero dei reclami può costituire un buon indicatore per un programma formativo sulla customer satisfaction.

4. Personalizzare i programmi formativi

Considerato che la preparazione dei dipendenti non è mai omogenea, qualsiasi progetto formativo può risultare insufficiente o ridondante quando viene attribuito ad una specifica persona. Occorre, dunque, trovare delle soluzioni che consentano ai discenti di ottenere formazione nella giusta misura e modalità.
Possiamo, ad esempio, inserire alcuni assessment iniziali che, oltre a fornire una fotografia dei gap formativi, diano un’indicazione dei moduli formativi che il discente dovrà fruire per completare il percorso formativo. In alternativa, possiamo creare percorsi formativi che prevedano, quando necessario, anche momenti di training on the job.

5. Stabilire una tabella di marcia

Normalmente, gli obiettivi aziendali devono essere raggiunti entro uno specifico periodo di riferimento. Il piano formativo, naturalmente, dovrà essere funzionale e coerente con le scadenze aziendali. Di conseguenza, nel creare un programma formativo, occorre considerare tutte le scadenze entro le quali i partecipanti dovranno completare le attività. Questo, naturalmente, significa anche creare strumenti di monitoraggio e supporto per chi può trovarsi in difficoltà nel proseguimento del percorso.

6. Inserire attività pratiche

Se l’acquisizione di conoscenze può svilupparsi attraverso la formazione online, per poter applicare le basi teoriche è necessario “fare pratica”. È vero che questo può avvenire anche attraverso simulazioni online ma, quando ciò non è possibile, occorre ricorrere al training on the job o soluzioni analoghe. Come accade nel mondo della musica, la parte teorica è molto utile, forse indispensabile; ma senza pratica nessuno può imparare a suonare uno strumento. Per la stessa ragione, nel costruire i contenuti, occorre fare in modo che qualsiasi concetto sia sempre riconducibile ad una applicazione pratica.

7. Prevedere tutoring, coaching e feedback

Per evitare che i discenti possano incontrare difficoltà o sentirsi abbandonati a sé stessi, è opportuno prevedere strutture che possano supportarli e motivarli nel raggiungimento degli obiettivi didattici o possano fornire adeguati feedback. Riprendendo l’esempio precedente, oltre a fare pratica, il musicista ha bisogno di qualcuno che lo ascolti, fornisca i necessari feedback e lo aiuti a migliorare.

8. Aggiornare i contenuti e prevedere momenti di follow-up

A meno che la formazione non si riferisca ad un progetto specifico che si conclude ad una determinata scadenza, è importante che le competenze acquisite vengano tenute in vita attraverso aggiornamenti o momenti di follow-up.

In realtà, questi otto accorgimenti sarebbero da adottare per la progettazione e gestione di qualsiasi attività formativa ma, considerato che richiedono un notevole impegno di tempo e risorse, riteniamo possano essere trascurate quando la formazione non è strettamente legata ai risultati aziendali.

Ma, se la formazione è chiamata a contribuire in modo significativo al conseguimento degli obiettivi aziendali e al raggiungimento dei relativi KPI’s, un approccio come questo può garantire la massima concretezza.