Come ridurre i costi della formazione senza andare a scapito della qualità
Trovare un equilibrio tra il contenimento dei costi e l’erogazione di percorsi formativi efficaci è il problema che devono affrontare quasi tutte le strutture che si occupano di formazione. In questo articolo forniremo alcuni spunti che consentono di ridurre i costi della formazione mantenendo, nello stesso tempo, il medesimo livello di qualità.
- Analizzare i costi passati e futuri
Il primo passo da fare è quello costruire un quadro dettagliato dei costi della formazione, per avere maggiore consapevolezza dell’incidenza dei singoli progetti formativi sul budget generale.
Per ciascun progetto formativo è necessario conoscere, oltre al costo totale, altri dati come, ad esempio, il costo pro-capite o il costo per ogni ora di formazione.
Non occorre un complesso sistema gestionale: inserendo pochi dati all’interno di un semplice foglio excel potremo già ottenere diverse informazioni come, ad esempio, la percentuale di incidenza di ogni progetto formativo in rapporto al budget generale. - Stabilire le priorità
L’importanza strategica e l’impatto che i corsi di formazione possono avere sul risultato aziendale non sono sempre uguali. È chiaro che gli investimenti maggiori dovranno essere indirizzati verso le iniziative che hanno un importante ritorno sui risultati aziendali o che, per altre ragioni, possono risultare strategici. La classificazione delle priorità, naturalmente, può essere riportata all’interno del prospetto di analisi dei dati per fornirci un ulteriore elemento di valutazione. - Pianificare programmi formativi di medio-lungo periodo
“Navigare a vista”, senza una precisa direzione, può comportare considerevoli inefficienze e un dispendio di risorse che non è controbilanciato da risultati concreti. Una pianificazione di lungo periodo, invece, consente di ottenere risultati ottimali, sia in termini di qualità della formazione, sia per quanto riguarda il contenimento dei costi. - Utilizzare piattaforme di formazione online gratuite o a basso costo
Esistono molte piattaforme di formazione online gratuite o a basso costo, come ad esempio Moodle, che possono essere utilizzate per gestire corsi di formazione online. Queste piattaforme offrono molte funzionalità per la creazione di corsi di formazione online, come ad esempio la possibilità di caricare video, documenti e quiz. - Fare ricorso alle risorse interne
Ci sono situazioni in cui, avendo a disposizione esperti, la produzione interna dei corsi risulta più rapido ed economica rispetto all’acquisto da fornitori esterni. Per quanto riguarda la formazione online, ovviamente, non potremo aspettarci la stessa cura garantita da società specializzate ma, per progetti formativi che non richiedono particolari dinamiche di apprendimento, ad esempio, la registrazione, di un webinar può assolvere allo scopo. - Utilizzare strumenti di videoconferenza gratuiti
Molti interventi formativi in presenza possono essere organizzati utilizzando strumenti di videoconferenza gratuiti come Zoom, Skype o Google Meet. Questi strumenti permettono di interagire in tempo reale con i discenti e creano un’esperienza di formazione simile a quella in presenza. L’argomento è già stato trattato nel nostro precedente articolo “Come trasformare un webinar in un corso ingaggiante”. - Creare corsi modulari e “riciclabili”
Ragionare in ottica di “riciclo” consente di riutilizzare i medesimi materiali didattici in più occasioni. Il microlearning, ad esempio, consiste in contenuti didattici brevi e focalizzati su un singolo argomento che possono essere rimodulati in relazione ad esigenze di diversa natura. Per riuscire a riutilizzare i moduli formativi, occorre che, in fase di progettazione, i contenuti di carattere generale siano pensati come oggetti indipendenti da quelli specifici. - Utilizzare i social network interni ed esterni
La creazione di community di apprendimento, più o meno formali, favorisce lo scambio di conoscenze tra i dipendenti e può avere un altissimo impatto positivo nella crescita professionale. Naturalmente, occorre che la condivisione di contenuti e la collaborazione tra dipendenti entri a far parte dei processi aziendali. Nel nostro articolo “L’ecosistema di apprendimento: una strategia per migliorare le performance” abbiamo fornito una serie di utili suggerimenti sull’argomento. - Sfruttare le risorse di formazione open source o a basso costo
Esistono molte risorse di formazione open source che le aziende possono utilizzare per creare corsi di formazione online. Queste risorse toccano moltissime aree formative, dalle soft skill alle competenze informatiche, sono disponibili gratuitamente o a costi veramente bassi e, spesso, possono essere personalizzate in base alle esigenze specifiche dell’azienda. - Creare programmi di mentoring
I programmi di mentoring possono essere un’ottima soluzione per favorire lo scambio di conoscenze tra i dipendenti esperti e quelli meno esperti. In passato, l’adozione di questa soluzione poteva essere ostacolata dalla distanza fisica tra i tra discente e mentore ma oggi, grazie agli strumenti di comunicazione a distanza, anche questa problematica è facilmente superabile.
Come abbiamo visto, esistono diverse soluzioni per ottimizzare abbattere i costi della formazione senza che questo comporti la rinuncia alla qualità o all’erogazione dei progetti formativi.
Naturalmente, ogni realtà aziendale ha le sue peculiarità, ma siamo sicuri che, partendo da un’attenta analisi dei costi/benefici delle iniziative formative, sia sempre possibile ottenere un abbattimento dei costi.
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