Come ridurre la durata di un corso senza svalutarne il contenuto

Può capitare che, progettando un corso, ci si accorga che la sua durata è decisamente superiore a quello che avevamo previsto. Lo stesso problema ci si presenta quando vogliamo trasformare contenuti d’aula in contenuti online. In questi casi, dunque, potremmo trovarci di fronte al dilemma di voler ridurre la durata del corso senza però voler rinunciare ai contenuti.

Ma chi l’ha detto che ridurre la durata di un corso significa diminuirne l’efficacia?

Il problema non ci deve preoccupare poiché, utilizzando alcuni accorgimenti, la riduzione del tempo effettivo garantisce almeno due benefici: evitare il calo di attenzione e ottimizzare il tempo dedicato alla formazione (o, come potrebbe dire qualcuno, sottratto alla produttività).

Nel fare questo lavoro di “taglia e cuci”, dobbiamo però considerare anche il tempo percepito: un corso noioso sembra sempre durare troppo.

Sappiamo bene quanto sia difficile mantenere alta l’attenzione quando una persona sta davanti ad un pc. Di conseguenza, occorre che i contenuti formativi, oltre ad essere brevi, siano anche efficaci e coinvolgenti. Certo, la risposta sarebbe semplice: basta sintetizzare e rendere più fluidi i contenuti. È vero, questo è sicuramente il primo passo da fare. Tuttavia, per ridurre il tempo effettivo del corso, possiamo utilizzare diverse soluzioni. Vediamone alcune.

• Revisionare lo speech

Ogni corso di formazione prevede la realizzazione di uno speech. Che si tratti di un audio con voce fuori campo o con presenza di attori, dobbiamo considerare che lo speech comporta una durata di circa un minuto ogni 140 parole. Dunque, dividendo il numero delle parole per 140 siamo in grado di conoscere la durata dell’intervento formativo. Per ridurre la durata del corso, possiamo, innanzitutto, revisionare i testi e fare in modo che il relatore si occupi di illustrare soltanto i concetti chiave e gli aspetti principali della materia. Tutto il resto può essere trattato in modo differente: possiamo tagliarlo o, se riteniamo che possa essere utile, possiamo trasferirlo altrove.

• Creare una sezione specifica per allegati o approfondimenti

Dopo aver effettuato la revisione dello speech ed aver eliminato tutto il superfluo, ci troveremo una serie di contenuti da mettere, comunque, a disposizione dei discenti. In relazione alla loro importanza, decideremo come trattarli. Per tutto quello che riguarda contenuti utili, ma difficili da memorizzare (procedure, articoli di legge, descrizione dei prodotti, ecc.), possiamo creare schede da scaricare o da consultare online. Così facendo, l’utente non perderà tempo ad ascoltare ciò che difficilmente potrà ricordare a memoria, ma avrà gli strumenti per procurarsi le informazioni al momento del bisogno. Le schede, a seconda di come viene impostata la navigazione del corso, possono essere gestite attraverso svariate soluzioni: sezione approfondimenti o allegati, pop-up, dispense, glossario, ecc.  

• Utilizzare immagini, infografiche e schemi visivi

Le immagini, se scelte con cura, oltre ad avere un forte impatto emotivo, accelerano l’apprendimento. e favoriscono la memoria a lungo termine.  L’utilizzo del canale visivo, come sappiamo, è estremamente importante per una comunicazione efficace e, pertanto, ricorrendo a schemi o infografiche è possibile ridurre notevolmente la durata espositiva ed essere, nello stesso tempo, più chiari e coinvolgenti.

• Creare percorsi personalizzati

La preparazione dei discenti è quasi sempre disomogenea. Di conseguenza, i contenuti possono essere superflui per alcune persone ma indispensabili per altre. Cosa possiamo fare per risolvere questo problema? Una soluzione abbastanza semplice può essere quella di aprire il percorso formativo con un assessment che identifichi i gap formativi e fornisca al discente l’elenco dei moduli da fruire per completare la propria preparazione. Per fare questo, è sufficiente che, in fase di progettazione si presti particolare attenzione alla definizione degli obiettivi didattici e alla stesura del relativo assessment.

• Creare risorse “just-in-time”

Come abbiamo già detto, ha poco senso esporre a voce dettagli che difficilmente possono essere memorizzati. Può essere, invece, molto più utile fare in modo che l’utente trovi le informazioni nel momento in cui ne ha l’effettiva necessità. Le risorse “just-in-time” sono i materiali specifici che i discenti possono richiedere in tempo reale durante il processo di lavoro.

Un classico esempio è dato dagli applicativi che consentono, attraverso l’utilizzo di strumenti come “help online” o “info box”, di ricevere tutte le informazioni necessarie per il completamento dell’attività.

Il web ha molto da insegnarci. Pensiamo, ad esempio, alla procedura guidata per l’acquisto di un biglietto aereo: man mano che si procede con la prenotazione, possiamo attingere immediatamente alle informazioni che ci servono; ma solo se lo riteniamo necessario.

Soluzioni come questa, oltre a ridurre i tempi della formazione dei dipendenti consentono di migliorare immediatamente la qualità dei processi di lavoro e ridurre la percentuale di errori procedurali.

Naturalmente, se non abbiamo modo di agire o integrare gli applicativi già in uso, nulla ci vieta di inserire le risorse just-in-time in uno specifico spazio online a cui l’utente possa rapidamente accedere per ricevere le informazioni di cui ha bisogno.

Per quanto riguarda il tempo percepito, come abbiamo detto, è opportuno utilizzare tutti gli strumenti che possano rendere più coinvolgente la nostra formazione. L’interattività, gli scenari ramificati e le simulazioni rompono la staticità espositiva e rendono sempre più ingaggiante qualsiasi attività formativa. Sull’argomento abbiamo già scritto diversi approfondimenti che potete trovare cliccando sul bottone “Articoli correlati”.

In conclusione, potremmo dire che ridurre la durata dei percorsi formativi migliorandone l’efficacia non è una missione impossibile!